SAMPIT, radarsampit.com – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispustakasip) Kabupaten Kotawaringin Timur (Kotim) berupaya menata arsip semua instansi. Hal itu dilakukan dengan memberikan pembinaan dan pelatihan mendata dan menata arsip di lingkungan Pemkab Kotim.
Seluruh perwakilan struktur organisasi perangkat daerah (SOPD) dan 17 perwakilan aparatur kecamatan di Kotim, termasuk BUMD dan instansi vertikal, diberikan pembinaan sekaligus praktik langsung tentang tata cara mendata dan menata arsip agar terlihat rapi dan mudah dicari.
Kepala Dispustakasip Kotim Rusnah mengatakan, sesuai UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan dijelaskan, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan, dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara.
”Arsip statis diperoleh dari pencipta arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan dan keterangan permanen yang telah diverifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANSRI). Arsip sangat penting dan bisa menjadi alat bukti yang sah dan sebagai bukti pertanggungjawaban ketika diperlukan,” kata Rusnah, Kepala Dispustakasip Kotim di aula lantai II Anggrek Tewu, Kantor Setda Kotim, Senin (20/3).
Rusnah mengatakan, pembinaan yang dilaksanakan selama dua hari pada 20-21 Maret 2023 tersebut, sangat bermanfaat untuk menciptakan sistem pemberkasan di seluruh SOPD dan instansi vertikal lebih tertata rapi dan mudah ditemukan.
”Permasalahan dalam pengelolaan arsip yang sering terjadi, bisa dikarenakan unit kerja penuh dengan arsip, perbedaan arsip aktif dan inaktif tidak jelas, arsip yang disimpan sulit ditemukan kembali, penemuan kembali arsip tidak dapat dilakukan secara cepat dan benar, tidak ada petugas yang khusus menangani arsip, pemberkasan arsip tidak mempergunakan klarifikasi nomor urut agenda atau jenis naskah dinas, sehingga ini yang perlu ditata dan dibenahi untuk memudahkan proses pencarian ketika dibutuhkan,” katanya.
Selain arsip statis, lanjutnya, ada pula arsip dinamis. Arsip ini biasa digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Terdiri dari arsip aktif (arsip yang sering digunakan terus menerus), arsip in aktif (arsip yang jarang diperlukan), dan arsip vital (arsip yang punya fungsi berkelanjutan pada suatu organisasi dan harus dilindungi secara baik karena terkait dengan organisasi, pekerja, pimpinan penentu kebijakan, konsumen atau masyarakat).
”Manajemen arsip terdiri dari penciptaan arsip, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Penyusutan ini dapat dilakukan dengan cara pemusnahan dengan cara dibakar, tetapi prosesnya tidak bisa sembarang bakar. Ada mekanisme pemeriksaan secara selektif yang harus dilakukan untuk menghindari terjadi penumpukan arsip yang menggunung,” katanya.
Kabid Pengelolaan Penataan dan Pelestarian Kearsipan Dispustakasip Kotim Oria Desi Natalina menjelaskan, dalam pembuatan arsip, ada yang dinamakan sistem pemberkasan atau sistem penyimpanan arsip aktif secara logis dan sistematis, menggunakan nomor, huruf atau kombinasi nomor, dan huruf sebagai identitas arsip yang bersangkutan.
Tahapan pemberkasan dimulai dari pemeriksaan, penyortiran, penentuan indeks atau jenis arsip, penentuan kode berdasarkan subjek, sub subjek yang berupa gabungan huruf dan angka, pembuatan tabel, pembuatan tunjuk silang, dan penempatan arsip.
