SAMPIT, radarsampit.com – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispustakasip) Kabupaten Kotawaringin Timur (Kotim) berupaya menata arsip semua instansi. Hal itu dilakukan dengan memberikan pembinaan dan pelatihan mendata dan menata arsip di lingkungan Pemkab Kotim.
Seluruh perwakilan struktur organisasi perangkat daerah (SOPD) dan 17 perwakilan aparatur kecamatan di Kotim, termasuk BUMD dan instansi vertikal, diberikan pembinaan sekaligus praktik langsung tentang tata cara mendata dan menata arsip agar terlihat rapi dan mudah dicari.
Kepala Dispustakasip Kotim Rusnah mengatakan, sesuai UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan dijelaskan, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan, dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara.
”Arsip statis diperoleh dari pencipta arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan dan keterangan permanen yang telah diverifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANSRI). Arsip sangat penting dan bisa menjadi alat bukti yang sah dan sebagai bukti pertanggungjawaban ketika diperlukan,” kata Rusnah, Kepala Dispustakasip Kotim di aula lantai II Anggrek Tewu, Kantor Setda Kotim, Senin (20/3).
Rusnah mengatakan, pembinaan yang dilaksanakan selama dua hari pada 20-21 Maret 2023 tersebut, sangat bermanfaat untuk menciptakan sistem pemberkasan di seluruh SOPD dan instansi vertikal lebih tertata rapi dan mudah ditemukan.
”Permasalahan dalam pengelolaan arsip yang sering terjadi, bisa dikarenakan unit kerja penuh dengan arsip, perbedaan arsip aktif dan inaktif tidak jelas, arsip yang disimpan sulit ditemukan kembali, penemuan kembali arsip tidak dapat dilakukan secara cepat dan benar, tidak ada petugas yang khusus menangani arsip, pemberkasan arsip tidak mempergunakan klarifikasi nomor urut agenda atau jenis naskah dinas, sehingga ini yang perlu ditata dan dibenahi untuk memudahkan proses pencarian ketika dibutuhkan,” katanya.
