Selain arsip statis, lanjutnya, ada pula arsip dinamis. Arsip ini biasa digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Terdiri dari arsip aktif (arsip yang sering digunakan terus menerus), arsip in aktif (arsip yang jarang diperlukan), dan arsip vital (arsip yang punya fungsi berkelanjutan pada suatu organisasi dan harus dilindungi secara baik karena terkait dengan organisasi, pekerja, pimpinan penentu kebijakan, konsumen atau masyarakat).
”Manajemen arsip terdiri dari penciptaan arsip, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Penyusutan ini dapat dilakukan dengan cara pemusnahan dengan cara dibakar, tetapi prosesnya tidak bisa sembarang bakar. Ada mekanisme pemeriksaan secara selektif yang harus dilakukan untuk menghindari terjadi penumpukan arsip yang menggunung,” katanya.
Kabid Pengelolaan Penataan dan Pelestarian Kearsipan Dispustakasip Kotim Oria Desi Natalina menjelaskan, dalam pembuatan arsip, ada yang dinamakan sistem pemberkasan atau sistem penyimpanan arsip aktif secara logis dan sistematis, menggunakan nomor, huruf atau kombinasi nomor, dan huruf sebagai identitas arsip yang bersangkutan.
Tahapan pemberkasan dimulai dari pemeriksaan, penyortiran, penentuan indeks atau jenis arsip, penentuan kode berdasarkan subjek, sub subjek yang berupa gabungan huruf dan angka, pembuatan tabel, pembuatan tunjuk silang, dan penempatan arsip.
”Sistem pemberkasan ini diatur agar arsip lebih tertata rapi, terjaga keamanan informasinya, mempercepat penemuan kembali arsip secara cepat dan lengkap, dan memudahkan proses penyusutan,” kata Oria Desi Natalina.
Dia melanjutkan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan surat masuk dan keluar. Di antaranya, pemanfaatan tata naskah dinas, pemanfaatan pola klasifikasi arsip, pemanfaatan SKKAAD, penomoran surat, agenda surat, pembuatan personel file di kepegawaian, dan pembuatan daftar arsip.
Beberapa SOPD di Kotim juga mulai menggunakan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinas Terintegrasi (Srikandi). Aplikasi Srikandi merupakan hasil kolaborasi antara Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Kementerian Komunikasi dan Informatika, Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN), dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Aplikasi Srikandi bersifat Government to Government (G2G), sehingga dimanfaatkan oleh instansi pusat maupun daerah.
